Allgemeine Faktura
Grundsätzliches zur Bedienung
Dem geübten Windows - Anwender wird diese Applikation Freude bereiten. Er trifft auf Funktionen, die in jedem Standard - Windows - Programm zur Verfügung stehen. Eine Einarbeitungszeit verkürzt sich erheblich. Andererseits finden sich auch Ungeübte schnell in diesem Programm zurecht, da es nicht mit Funktionen überladen ist.
Stammdaten
Das Programm stellt momentan folgende Bereiche zur Verfügung:
Standorte / Kostenstellen, Artikel / Tarife, Kunden / Lieferanten, Personal, Textbausteine, Gruppen, Lager.
Beispiel: Kunden/Lieferanten und Interessenten
Hier werden alle notwendigen Informationen abgelegt, angefangen von einfachen Adressdaten, bis hin zu Steuerkennzeichen für die Buchhaltung oder statistische Auswertungen. Auch Auslandsgeschäfte sind möglich und können in Fremdwährung abgewickelt werden.
Die Suche nach angelegten Datensätzen wird durch eine Vielzahl von Selektionsmöglichkeiten unterstützt. Diese Funktionen sind durchgängig. Stammdaten und Vorgänge können so übersichtlich geordnet und selektiert
werden.
Die Vorgangserfassung
Die Vorgangserfassung in Ausbaustufe 1 beschränkt sich auf Rechnungen. Erst die Ausbaustufen 2 und 3, mit den Vorgangsarten Bestellung, Angebot, Auftragsbestätigung und Lieferschein, stellen weitere Möglichkeiten der Abwicklung. Dort werden auch Beziehungen zwischen den Vorgängen hergestellt. Die Ausbaustufe 2 kann in mehreren Varianten installiert werden. Dabei werden nur die benötigten Vorgänge bereitgestellt.
Im Vorgangskopf werden alle notendigen Adress- und Steuerdaten eingegeben. Auch hierbei unterstützen Suchfunktionen den Anwender bei der Suche nach bereits angelegten Datensätzen.
Ein Vorgang kann komfortabel in einen anderen kopiert werden. Eine sofortige Vorschau ermöglicht die Kontrolle des Ausdrucks.
Die Positionserfassung bietet neben der Artikelerfassung eine Vielzahl von Gestaltungsmöglichkeiten. Wenn Sie einen Text schreiben möchten, wechseln Sie die Positionsart. Die Texte können beliebig lang sein und aus dem Textbausteinstamm eingelesen werden. Nach Bedarf wird eine Zwischensumme eingefügt.
Eine Reihe von Zusatzinformationen über Erlöscode, Steuersatz, Lagerbestand können abgefragt werden. Die Anwendung arbeitet mit Erlöskonten - Aufteilung. Dabei wird jedem Artikel ein separates Erlöskonto zugeordnet.
Es geht nichts verloren
Alle Vorgänge werden archiviert. So kann ein Geschäftsvorfall jederzeit nachverfolgt werden und dient, wenn gewünscht, als Kopie für einen neuen Vorgang.
Die Formulargestaltung
Der Formulareditor von MS Access ist ein äußerst anwenderfreundliches Instrument. Ganz gleich, ob Bilder eingefügt, oder Schriftarten verändert werden sollen, der Editor bietet ein breites Repertoire an Möglichkeiten, damit die Rechnung so aussieht wie gewünscht. Das Einfügen von Firmenlogos ist also kein Problem.
Zusätzlich können Formularvarianten definiert werden. Diese werden völlig unabhängig voneinander gespeichert und kundenabhängig ausgedruckt. Auslandskunden können beispielsweise so ein fremdspachiges Formular bekommen.
Eine separate Druckersteuerung lenkt nach Bedarf den Ausdruck von Kopien in separate Schächte eines Laserdruckers. Das Versenden eines Angebots als Fax stellt kein Problem dar, wenn ein entsprechender Faxdrucker angesprochen werden kann.
Überblick
Auf Knopfdruck wird ein Auftrag in eine Bestellung überführt.
Alle Vorgänge können sofort oder im Stapel ausgedruckt werden.
Das Rechnungsausgangsbuch übergibt optional die Rechnungen an eine Buchhaltung und archiviert die Vorgänge.
Eine Terminplanung gibt Überblick über auszuführende Aufgaben. Die Auftragskontrolle dokumentiert alle offenen Aufträge (bzw. Rechnungen).
Statistik
Auch hier stehen dem Anwender alle Möglichkeiten von Windows offen, um an die gewünschten Informationen zu gelangen.
Die Statistiken sind referentiell aufgebaut. Alle Werte sind bis auf den einzelnen Vorgang nachvollziehbar. Einen Statistiklauf gibt es nicht. Neben "einfachen" Listen, welche z.B. Kundenumsätze summieren, gibt es "Detail" - Liste mit Nachweis. Die Statistik kann nachträglich über jeden Zeitraum abgerufen werden. Jede Zahl ist, wie in der Buchhaltung, durch einen Vorgang belegbar.